>>  Voor een uitgebreide beschrijving:voor gasten: klik op  Welkomstboekje voor gasten 
                                                      en voor vrijwilliges: klik op:  Welkomstboekje voor vrijwilligers

Voor de gastdeelnemers (in een notendop):

• U wordt gast van Avondje-Uit via een kennismakingsgesprek met een van de bestuursleden, waarop u uw handtekening zet onder het intakeformulier en  een machtiging tot automatische incasso van de kosten van elk uitje en van de jaarlijkse bijdrage aan Avondje-Uit van € 10,-
• U krijgt 4 keer per jaar een Avondje-Uitkwartaalprogramma bezorgd waarin alle uitjes staan waaraan u dat kwartaal kunt meedoen
• U kunt kiezen uit maximaal 5 uitjes per kwartaal uit het  Avondje-Uitprogramma of naar een zelfgekozen voorstelling die niet in het programma staat
• U belt de gewenste uitjes zo vroeg mogelijk door naar de coördinator Yvonne Cras, tel. 06-38444600. U kunt ze ook op een antwoordkaartje zetten. dat u stuurt naar Kap. Heerenstraat 60, 5683EG of in een mail naar  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
• U moet bij daarbij doorgeven of u een rolstoel of rollator meeneemt. Mocht u een introducé willen meenemen, dan moet u dat met Helly overleggen (de kosten zullen bij u worden geïnd).    
• De coördinator zoekt een vrijwilliger die met u mee gaat naar de voorstelling. U wordt teruggebeld wanneer er geen vrijwilliger beschikbaar is, er geen kaartjes meer zijn of als het theater de voorstelling afzegt of verplaatst naar een latere datum.
• Ongeveer een week vóór de voorstelling zal een vrijwilliger u opbellen, om met u af te spreken hoe laat hij/zij op de bewuste dag u met de auto thuis zal komen ophalen.
• Op die dag komt de vrijwilliger op het afgesproken tijdstip bij u voorrijden. Het is mogelijk dat er meer gasten opgehaald worden die naar dezelfde voorstelling gaan.
• U geniet samen met de vrijwilliger en eventuele andere gasten van een gezellig avondje- of middagje-uit. Na de voorstelling wordt u weer thuisgebracht.
• Het uitje kost u: de prijs van het entreekaartje plus € 5 voor het vervoer (€ 2,50 voor een uitje in Best). Dit bedrag wordt enige tijd na het uitje van uw rekening geïncasseerd. Daarvoor hebt u bij uw inschrijving eenmalig een doorlopende machtiging ondertekend.
• Als u onverwacht verhinderd bent, moet u dat tijdig aan de coördinator of uw vrijwilliger doorgeven. Wij proberen de kaartjeskosten terug te krijgen, zodat het u niets kost. Lukt dat niet, dan zullen de gemaakte kosten toch bij u in rekening worden gebracht.

Voor de vrijwilligers:

• U wordt vrijwilliger bij Avondje-uit op een kennismakingagesprek met een van de bestuursleden, die uitlegt hoe Avondje-Uit werkt, en nagaat of u voldoet aan de voorwaarden om brijwilliger te zijn v.w.b. de omgang met de gasten.
• U krijgt gemiddeld om de 2 weken een mail van de Avondje-Uitcoördinator met de aangevraagde voorstellingen voor de komende periode.
• Indien er een of meer uitjes bij zijn, waarvoor u de gastheer of gastvrouw zou willen zijn, mailt u deze terug naar de coördinator.
• De coördinator kiest voor elk uitje welke van de aangemelde vrijwilliger(s) meegaat/meegaan. Als u zich vaker aanmeldt, hebt u meer kans gekozen te worden - ook als u al langere tijd geen uitje hebt gehad.  
• De coördinator mailt terug welke vrijwilligers naar welke voorstelling zullen gaan.
• Geruime tijd vóór het uitje krijgt u een mail met informatie wie uw gast(en) is/zijn plus een declaratie/evaluatieformulier voor dit uitje. Ook krijgt u de kaartjes of e-tickets bezorgd voor u én uw gasten.
• U belt een aantal dagen vóór de bewuste dag alle gasten die u meeneemt op en spreekt met ieder af hoe laat u met de auto komt voorrijden. Als er meer vrijwilligers naar eenzelfde voorstelling gaan, overleggen ze onderling.  
• Als u voor een toegezegde voorstelling plotseling verhinderd bent, geeft u dit zo snel mogelijk door aan de coördinator, die dan een andere vrijwilliger voor deze voorstelling probeert te  vinden.
• Op de bewuste dag genieten de vrijwilliger(s) en alle gast(en) samen van de voorstelling. Soms heeft de coördinator een tafel kunnen reserveren in de pauze. In principe betaalt ieder zijn eigen consumpties.
• Na de voorstelling brengt u uw gasten weer thuis en vult u het declaratie/evaluatieformulier in en stuurt dat op voor financiële afhandeling naar degene die erop vermeld staat, met een kopie naar de coördinator.
• Op het declaratieformulier meldt u ook hoe de avond is verlopen en kunt u opmerkingen en tips doorgeven aan de organisatie.
• Als vrijwilliger krijgt u de vervoers- en parkeerkosten en eventueel andere gemaakte kosten vergoed, alsook de eerste 15 euro van het entreekaartje. HET meerdere boven € 15 is voor uw rekening. U verrekent dit met bovengenoemde vergoeding. Het eindbedrag op de declaratie kan negatief of positief zijn.
• Als u een bedrag terugkrijgt, wordt dit na het uitje op uw bankrekening overgeboekt. Als u een bedrag betalen moet, wordt verwacht dat u dit binnen een week naar Avondje-Uit overmaakt. Vergeet u dit, dan zult u daar aan worden herinnerd.
• Alle vrijwilligers en gasten zijn verzekerd via een collectieve verzekering van de gemeente. Schade moet u direct na de rit melden aan de coördinator, die het zal afhandelen.