Voor de gastdeelnemers:

• U kunt als gastdeelnemer van Avondje-Uit naar maximaal 5 voorstellingen per kwartaal, die U  kiest uit het Avondje-Uitprogramma, dat u elk kwartaal thuisbezorgd krijgt. Maar u kunt ook naar een zelfgekozen voorstelling die niet in het programma staat
• U belt de gewenste uitjes zo vroeg mogelijk door naar de coördinator Helly van Oudenhoven, tel. 395109. U kunt ze ook op een antwoordkaartje zetten. dat u stuurt naar Wever 3, 5683 MN Best of in een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
• U moet bij de aanmelding doorgeven als u met een rolstoel/rollator gaat. Mocht u een introducé willen meenemen, dan moet u dat met Helly overleggen (de kosten zullen bij u worden geïnd).    
• De coördinator zoekt een vrijwilliger die met u mee gaat naar de voorstelling. U wordt teruggebeld als er geen vrijwilliger beschikbaar is, er geen kaartjes meer zijn of als het theater de voorstelling afzegt of verplaatst naar een latere datum.
• Ongeveer een week vóór de voorstelling zal een vrijwilliger u opbellen, om met u af te spreken hoe laat hij/zij op de bewuste dag u met de auto thuis zal komen ophalen.
• Op die dag komt de vrijwilliger op het afgesproken tijdstip bij u voorrijden. Het is mogelijk dat er meer gasten opgehaald worden die naar dezelfde voorstelling gaan.
• U geniet samen met de vrijwilliger en eventuele andere gasten van een gezellig avondje- of middagje-uit. Na de voorstelling wordt u weer thuisgebracht.
• Het uitje kost u: entreekaartje + € 5,00 voor het vervoer (€ 2,50 voor een uitje in Best); het bedrag zal enige tijd na het uitje van uw rekening worden geïncasseerd. Daarvoor hebt u eenmalig een machtiging moeten ondertekenen.
• Als u onverwacht verhinderd bent, moet u dat tijdig aan de coördinator of uw vrijwilliger doorgeven. Wij proberen de kaartjeskosten terug te krijgen, zodat het u niets kost. Lukt dat niet, dan zullen de gemaakte kosten toch bij u in rekening worden gebracht.

Voor de vrijwilligers:

• Alle vrijwilligers krijgen gemiddeld om de 2 weken een mail van de Avondje-Uitcoördinator met de aangevraagde voorstellingen voor de komende periode.
• U mailt naar de coördinator terug: de voorstelling(en) waarvan u de vrijwilliger, dat wil zeggen de gastheer of gastvrouw, zou willen zijn.  
• De coördinator kiest voor elk uitje welke van de aangemelde vrijwilliger(s) meegaat/meegaan. Als u zich vaker aanmeldt, hebt u meer kans gekozen te worden - ook als u al langere tijd geen uitje hebt gehad.  
• De coördinator mailt terug welke vrijwilligers naar welke voorstelling zullen gaan.
• Geruime tijd vóór het uitje krijgt u een mail met informatie wie uw gast(en) is/zijn plus een declaratie/evaluatieformulier voor dit uitje. Ook krijgt u de kaartjes of e-tickets bezorgd voor u én uw gasten.
• U belt een aantal dagen vóór de bewuste dag alle gasten die u meeneemt op en spreekt met ieder af hoe laat u met de auto komt voorrijden. Als er meer vrijwilligers naar eenzelfde voorstelling gaan, overleggen ze onderling.  
• Als u voor een toegezegde voorstelling plotseling verhinderd bent, geeft u dit zo snel mogelijk door aan de coördinator, die dan een andere vrijwilliger voor deze voorstelling probeert te  vinden.
• Op de bewuste dag genieten de vrijwilliger(s) en alle gast(en) samen van de voorstelling. Soms heeft de coördinator een tafel kunnen reserveren in de pauze. In principe betaalt ieder zijn eigen consumpties.
• Na de voorstelling brengt u uw gasten weer thuis en vult u het declaratie/evaluatieformulier in.  en stuurt dat op voor financiële afhandeling naar degene die erop vermeld staat, met een kopie naar de coördinator.
• Op het declaratieformulier meldt u ook hoe de avond is verlopen en kunt u opmerkingen en tips doorgeven aan de organisatie.
• Als vrijwilliger krijgt u de vervoers- en parkeerkosten en eventueel andere gemaakte kosten vergoed, alsook de eerste 15 euro van het entreekaartje. U moet dus het meerdere boven € 15 betalen - maar verrekent dit met bovengenoemde vergoeding. Het eindbedrag op de declaratie kan negatief of positief zijn.
• Als u een bedrag terugkrijgt, wordt dit na het uitje op uw bankrekening overgeboekt. Als u een bedrag betalen moet, wordt verwacht dat u dit binnen een week naar Avondje-Uit overmaakt. Vergeet u dit, dan zult u daar aan worden herinnerd.
• Alle vrijwilligers en gasten zijn verzekerd via een collectieve verzekering van de gemeente. Schade moet u direct na de rit melden aan de coördinator, die het zal afhandelen.